Sổ văn bản của tôi

Bạn cần có sẵn

• Tài khoản đã được cấp (tên đăng nhập và mật khẩu). Nếu chưa có, liên hệ cán bộ quản trị của cơ quan.
• Một thiết bị có internet: máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Nên dùng máy tính để thao tác thoải mái hơn.
• Trình duyệt web như Chrome, Cốc Cốc, Microsoft Edge.

Mở trình duyệt, truy cập liemtuyen.vercel.app, rồi đăng nhập bằng tài khoản của bạn.

Mỗi người có một sổ riêng

Ai có tài khoản cũng có sổ văn bản của riêng mình — kể cả đảng viên và người dân. Trong sổ có hai ngăn:

• 📥 Văn bản đến — những văn bản người khác gửi cho bạn.
• 📤 Văn bản đi — những văn bản chính bạn đã gửi cho người khác.

Mỗi tổ chức cũng có một sổ riêng

Chi bộ, ban, ngành, đoàn thể… mỗi tổ chức có một sổ văn bản của tổ chức mình.

Ai được mở sổ của tổ chức? Có hai vị trí:

• Lãnh đạo của tổ chức đó.
• Văn thư — người được lãnh đạo giao chuyên trách công tác văn bản.

Cán bộ bình thường trong tổ chức không mở được sổ của tổ chức — trừ khi lãnh đạo hoặc văn thư chuyển một văn bản cụ thể cho họ xử lý.

Nguyên tắc quan trọng nhất

Chỉ những tổ chức, cá nhân được chọn làm “nơi nhận” mới xem và xử lý được văn bản.

Không được chọn thì không thấy văn bản đó — dù có đường dẫn cũng không mở được. Đây là điều bạn cần nhớ khi gửi văn bản: chọn thiếu nơi nhận thì người ta sẽ không nhận được.

Ba cách để mở

• Cách 1 (dễ nhất): nhìn góc trên bên phải, bấm vào hình tròn đại diện (chữ cái đầu tên bạn), rồi chọn 📬 Sổ văn bản của tôi.
• Cách 2: gõ thẳng địa chỉ liemtuyen.vercel.app/van-ban vào trình duyệt.
• Cách 3 (trên điện thoại): bấm biểu tượng ☰ (ba gạch ngang) ở góc trên, rồi chọn 📬 Sổ văn bản của tôi.

Làm quen với màn hình

Trên cùng là thanh xanh để đi lại giữa các trang:

• 📬 Sổ văn bản — trang tổng, xem được cả sổ cá nhân lẫn sổ các tổ chức bạn phụ trách.
• 👤 Văn bản của tôi — chỉ riêng sổ cá nhân của bạn.
• 🏢 Tên tổ chức — sổ của tổ chức bạn làm lãnh đạo.
• 🌐 Công khai — văn bản công khai cho mọi người.

Con số màu đỏ nhỏ trên nút là số văn bản chưa đọc. Thấy số đỏ nghĩa là có việc mới cần xem.

Bên dưới là 5 ô màu thống kê nhanh: tổng văn bản đến, chưa đọc, đang xử lý, quá hạn, văn bản đi.

Tìm văn bản cần xem

Bảo đảm bạn đang ở thẻ 📥 Văn bản đến. Danh sách hiện ra, mỗi dòng là một văn bản.

Văn bản chưa đọc có vạch đỏ bên trái và chữ đậm hơn. Văn bản quá hạn có vạch màu cam.

Nếu danh sách dài, dùng ô 🔍 Tìm theo số hiệu, trích yếu để gõ vài chữ trong tên văn bản, hoặc dùng các ô lọc bên cạnh.

Mở văn bản ra đọc

Bấm vào dòng văn bản — trang chi tiết mở ra. Bạn sẽ thấy: số hiệu, trích yếu, bên gửi, ngày ban hành, hạn xử lý, tóm tắt nội dung và file đính kèm.

Ngay khi bạn mở ra, hệ thống tự đánh dấu “Đã đọc” — bạn không phải bấm gì thêm.

Cho biết bạn đang xử lý đến đâu

Kéo xuống khung ⚙️ Xử lý văn bản. Có 3 nút, bấm nút đúng với tình hình của bạn:

• ⚙️ Đang xử lý — bạn đã nhận việc và đang làm.
• ✅ Đã xử lý xong — bạn đã làm xong việc này.
• ↩️ Trả lại — việc này không thuộc phần bạn, hoặc gửi nhầm.

Bên dưới có ô Kết quả xử lý / lý do. Nên gõ vài dòng ngắn cho bên gửi biết bạn đã làm gì — ví dụ “Đã triển khai đến toàn chi bộ ngày 05/8”. Ô này không bắt buộc nhưng rất nên điền.

Trao đổi thêm nếu cần

Kéo xuống khung 💬 Ý kiến trao đổi, gõ câu hỏi hoặc ý kiến rồi bấm Gửi. Mọi người cùng liên quan đến văn bản này đều đọc được.

Dưới cùng là 🧭 Hành trình văn bản — nhật ký ghi lại ai đã làm gì, lúc nào: ai phát hành, ai đã đọc, ai chuyển cho ai, ai xử lý xong.

Các bước chuyển văn bản

• Bước 1: Mở sổ của tổ chức bạn phụ trách (bấm nút 🏢 tên tổ chức trên thanh xanh), rồi mở văn bản cần giao.
• Bước 2: Trong khung ⚙️ Xử lý văn bản, bấm ➡️ Chuyển cho cá nhân trong tổ chức.
• Bước 3: Một cửa sổ hiện danh sách cán bộ thuộc tổ chức. Tích chọn một hoặc nhiều người.
• Bước 4: Gõ ý kiến chỉ đạo (ví dụ “Đồng chí Lan chủ trì tham mưu, báo cáo trước 10/8”) và chọn hạn xử lý nếu cần.
• Bước 5: Bấm Chuyển xử lý.

Mở cửa sổ soạn thảo

Ở trang Sổ văn bản, bấm nút xanh lớn ✍️ SOẠN VĂN BẢN ở góc trên bên phải.

Mục ① — Thông tin văn bản

Chỉ có một ô bắt buộc, các ô khác để trống cũng được:

• Trích yếu / Tiêu đề — bắt buộc. Là dòng tóm tắt nội dung, ví dụ “V/v triển khai nhiệm vụ quý III/2026”.
• Số hiệu — để trống thì hệ thống tự sinh. Có số riêng thì gõ vào.
• Loại — chọn Văn bản đi / đến / nội bộ.
• Tóm tắt nội dung — viết vài dòng cho người nhận nắm nhanh.
• Mức độ khẩn, Độ mật, Hạn xử lý — chọn nếu cần.
• Phạm vi công khai — để nguyên 🔒 Chỉ nơi nhận là an toàn nhất. Chọn 🌐 Công khai toàn dân thì ai vào trang cũng đọc được.

Mục ② — File đính kèm

Bấm 📎 Chọn file rồi chọn tệp từ máy: bản Word, PDF hay ảnh chụp văn bản. Chọn được nhiều tệp một lúc.

Trong lúc tải, nút hiện “⏳ Đang tải… 45%”. Chờ đến khi tên tệp hiện ra thành các thẻ nhỏ là xong. Bấm dấu ✕ trên thẻ nếu chọn nhầm.

Mục ③ — Nơi nhận (quan trọng nhất)

Đây là bước quyết định ai đọc được văn bản của bạn. Có 4 thẻ để chọn:

• 🏛️ Nhóm tổ chức — chọn cả một nhóm, ví dụ “Tất cả chi bộ”. Nhanh nhất khi gửi diện rộng.
• 🏢 Tổ chức — chọn từng cơ quan, đơn vị, chi bộ cụ thể.
• 👥 Nhóm cá nhân — chọn cả một nhóm người, ví dụ “Toàn thể đảng viên”.
• 👤 Cá nhân — chọn từng người một.

Ở mỗi thẻ, gõ vào ô 🔍 Tìm nhanh rồi tích vào ô vuông trước tên. Chọn được bao nhiêu tuỳ ý, kết hợp cả 4 thẻ cũng được.

Góc phải hiện dòng tổng kết, ví dụ “12 tổ chức · 3 cá nhân” — đó là số nơi thực sự sẽ nhận được văn bản. Hãy nhìn con số này để kiểm tra lại.

Gửi đi hoặc lưu lại làm sau

Ở đáy cửa sổ có hai nút, luôn nhìn thấy dù bạn cuộn đến đâu:

• 💾 Lưu nháp — lưu lại, chưa gửi cho ai. Dùng khi bạn muốn soạn tiếp sau.
• 🚀 Phát hành & gửi — gửi ngay đến tất cả nơi nhận đã chọn. Họ nhận thông báo lập tức.

Bên trái hai nút có dòng nhắc “Đã chọn 5 nơi nhận” để bạn kiểm tra lần cuối.

Xem tình hình nơi nhận

Bấm thẻ 📤 Văn bản đi. Mỗi dòng hiện bên phải con số như:

12 nơi nhận
8 đã đọc · 3 đã xử lý

Bấm vào dòng đó để mở chi tiết, kéo xuống khung 📬 Nơi nhận — bạn thấy từng tổ chức, từng người đang ở trạng thái nào, ai ghi kết quả xử lý gì.

Hai nút cạnh tên tệp

Trong trang chi tiết văn bản, phần File đính kèm hiện tên từng tệp. Cạnh mỗi tên có hai chỗ bấm:

• Bấm vào tên tệp — mở xem ngay trên trình duyệt, không cần tải về.
• Bấm ⬇️ — tải tệp về máy để lưu hoặc in.

Nộp báo cáo là có văn bản

Mỗi lần bạn nộp một báo cáo ở trang Báo cáo định kỳ, hệ thống tự tạo một văn bản tương ứng:

• Vào ngăn 📤 Văn bản đi của bạn và của tổ chức bạn.
• Vào ngăn 📥 Văn bản đến của những nơi bạn chọn ở ô “Nơi nhận” khi nộp báo cáo.

Những văn bản này có nhãn xanh ngọc 📊 Báo cáo để bạn dễ nhận ra. Mở ra sẽ có nút quay về module Báo cáo.

Trạng thái xử lý

• Chưa đọc (đỏ) — văn bản mới, chưa ai mở ra xem.
• Đã đọc (xanh dương) — đã mở ra xem nhưng chưa bắt tay làm.
• Đang xử lý (vàng cam) — đã nhận việc và đang làm.
• Đã xử lý (xanh lá) — đã hoàn thành.
• Trả lại (xám) — không thuộc phần mình hoặc gửi nhầm.

Các nhãn khác

• Để biết (xám) — bạn nhận để nắm thông tin, không phải xử lý.
• Chuyển từ lãnh đạo (tím) — lãnh đạo giao riêng việc này cho bạn.
• 📊 Báo cáo (xanh ngọc) — văn bản sinh ra từ module Báo cáo.
• Nháp (xám) — bạn đã lưu nhưng chưa gửi cho ai.
• Hoả tốc / Khẩn (cam) — mức độ khẩn, cần ưu tiên làm trước.